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全国版会计证《电算化》第四章第二节电算化月末处理讲义

内容

    (三)月末处理
    期末业务处理的主要工作是：期末的摊、提、结转业务的处理、对账、结账等工作。期末业务是会计部门在每个会计期末都需要完成的特定业务。这些业务数量不是太大但处理较复杂。由于期末业务处理的主要数据来源于账簿记录，各会计期间的多数期末业务处理具有很强的规律性，比较适合计算机自动进行处理。
    因此在账务处理子系统中，期末业务的处理主要是由计算机根据用户的设置自动进行的。
    系统提供五种类型的转账定义：自定义转账、对应结转、销售成本结转、汇兑损益结转、期间损益结转。
    1.自定义转账
    (1)转账定义。转账定义是把凭证的摘要、会计科目、借贷方向以及金额的计算公式预先设置成凭证模板，称为自动转账分录，待需要转账时调用相应的自动转账分录生成凭证即可。
    例4-19：
    自定义结转设置。
    转账序号：0001
    转账说明：计提短期借款利息
    转账分录：
    借：财务费用/利息支出(660301) JG()
    贷：应付利息(2231) QM(2001,月)*0.01
    操作演示：
    (2)转账生成
    定义完转账凭证后，每月月末只需执行本功能即可由计算机快速生成转账凭证，在此生成的转账凭证将自动追加到未记账凭证中去，通过审核、记账后才能真正完成结转工作。
    例4-19-2：
    自定义结转凭证生成记账凭证。
    操作演示：
    2.对账
    对账是对账簿数据进行核对，以检查记账是否正确，以及账簿是否平衡。它主要通过核对总账与明细账、总账与辅助账数据来完成账账核对。一般说来，实行计算机记账后，只要记账凭证录入正确，计算机自动记账后各种账簿都应正确、平衡，但由于非法操作或计算机病毒或其他原因，有时可能会造成某些数据被破坏，引起账账不符，为了保证账证相符、账账相符，用户应经常使用本功能进行对账，至少一个月一次，一般可在月末结账前进行。
    3.结账
    结账过程共分四步，在结账向导的引导下完成：
    (1)显示所要进行结账的月份。
    (2)核对账簿。结账前，系统自动进行账簿核对，包括总账与明细账、科目余额与各辅助账等，如果账账相符，可进行下一步结账工作，如果不相符，系统中止结账工作。
    (3)显示月度工作报告。一般显示四个方面的内容：一是本月账面试算平衡报告，二是本月账账核对报告，三是本月工作量报告(各类已审核凭证张数和未审核凭证张数)，四是上月结账状态。
    (4)点击结账。如果通过以上结账步骤，单击“结账”按钮，系统进行结账，否则不予结账。
    例4-20：
    对本账套进行结账操作。
    操作演示：
    关于结账，有几点需要注意：
    (1)上月未结账，则本月不能结账。
    (2)上月未结账，则本月不能记账，但可以填制、审核凭证。
    (3)本月还有未记账凭证时，则本月不能结账。
    (4)已结账月份不能再填制凭证。
    (5)结账只能由有结账权限的人进行。
    (6)账账核对不符，不能结账。

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